Moon

#5 Handige online procesbegeleiders tips

Na onze vorige post over de herijking van het SPP-proces nemen we je mee in de tips om dat ook online op een goede, interactieve en resultaatgerichte manier te begeleiden!

Wat een sprong in het diepe was het om SPP online te gaan vormgeven… We zijn zelf positief verrast wat er allemaal kan en wat het oplevert! En belangrijker nog… onze klanten ook. Het levert zelfs zoveel op dat wij in de toekomst online gaan integreren in onze fysieke werkbijeenkomsten!

Recensie HvA
Na een eerste workshop die we in maart nog ‘live’ met elkaar in één ruimte hadden, zijn we vrij moeiteloos overgestapt naar een tweede online workshop. De verdieping van de materie om in de tweede workshop afdelingsanalyses uit te wisselen en ook een overall analyse van het geheel met elkaar vast te stellen is prima gelukt. Ook online is het mogelijk om tussentijds in kleinere groepjes te kunnen overleggen en verschillen en overeenkomsten te bespreken en te analyseren. De creatieve modus die nodig is om met elkaar te brainstormen over gezamenlijke aandachtspunten is online goed verlopen door de juiste focus die Ellen kon aanbrengen tijdens de bijeenkomst.

Online procesbegeleiding goed neer zetten vraagt om een goede voorbereiding en een professionele begeleiding. We delen in deze post graag de belangrijkste tips op het gebied van inhoud, proces en techniek.

Tips op de inhoud

  • Laat deelnemers de SPP-werksessies goed voorbereiden door ze vooraf vragen voor te laten bereiden (bijvoorbeeld: welke veranderingen zie je in de analyse van de externe ontwikkelingen? Welke drie hebben de grootste impact vind je?).
  • Werk met invulformats waarop deelnemers hun voorbereiding kunnen vastleggen en delen met andere deelnemers (zorg dat ze hun ingevulde format voorafgaand aan de sessie aan jou als begeleider mailen zodat je ze klaar kunt zetten en makkelijk kunt sharen). Een voorbeeld zie je als plaatje bij deze post. 
  • Zorg voor voldoende gelaagdheid in de sessie: doe niet alles plenair maar stel af en toe een denkvraag waar je individueel op kunt kauwen, werk soms in duo’s of in breakout-teams: zet mensen aan het werk in plaats van aan het luisteren.
  • Laat deelnemers in breakout rooms hun bevindingen delen en elkaar inspireren èn vervolgens tot de essentie komen (focus aanbrengen).
  • Zorg dat ze hun brainstorm vastleggen (op dia’s, whiteboard etc) voor het delen van bevindingen en voor de vastlegging van de gesprekken achteraf.
  • Haal alleen de essentie van subgroepen plenair op, bepaal bijvoorbeeld een gezamenlijke top 3 aan inzichten. Zo houd je focus en blijft het interessant.
  • Laat deelnemers digitaal rouleren (doorschuiven in breakoutrooms) zodat ze inbreng hebben op verschillende aspecten en eerdere input van voorgaande groepjes kunnen aanvullen (doe dit steeds in korte tijd voor energie en een goede spanningsboog).
  • Om in een groep te peilen hoe ieder erin zit: laat mensen visueel stemmen of aanvullen (bijvoorbeeld via stamps of annotate in Zoom).
  • Vat de uitkomsten van de sessie samen in een powerpointverslag, deel dit per ommegaande met deelnemers met het verzoek hier kritisch naar te kijken en waar nodig aan te vullen.

Tips voor het proces

  • Doe een korte check-in, laat iedereen landen (maar houd het super kort!)
  • Toets regelmatig of je goed ‘on track bent’ met de deelnemers
  • Zorg voor voldoende breaks om de benen te strekken zodat het energiepeil hoog blijft
  • Zorg voor focus, maar met ruimte voor humor en ontspanning (ook voor jezelf als procesbegeleider!)

Tips voor de techniek

  • Maak een uitnodigingsmail met daarin de link naar de meeting en de technische vereisten (bijvoorbeeld met instructies over het downloaden van zoom)
  • Zorg voor een digitaal inloopkwartiertje om de techniek te testen en om te zien of het iedereen lukt om toegang te krijgen.
  • Laat mensen daarna in kleine groepjes vast kennis maken met elkaar in breakout rooms, zo zit je niet met een grote groep die elkaar niet kent naar elkaar te staren.
  • Zorg dat iemand alle telefoonnummers van de deelnemers paraat heeft (bijvoorbeeld in een app groep), zodat je iemand kunt bereiken als die geen toegang krijgt.
  • Zet je PowerPoint in portrait ipv landscape zodat het zichtbaar blijft naast de deelnemers die in beeld zijn.

Tot zover onze tips! Heb jij nog een mooie aanvullende tip? We horen het graag, we waarderen het als je deze wil delen onder de LinkedIn post. Samen weten we meer!

Veel succes met het begeleiden van je managementteam in het online SPP-proces! Wil je op de hoogte worden gehouden van actuele ontwikkelingen, volg ons op Linkedin of kijk op onze site bij het tabje publicaties voor inspirerende filmpjes, interessante artikelen en podcasts.