#2 Herijking SPP-analyse in tijden van corona. Plus handige online procesbegeleiderstips! 

Deze onzekere tijd zorgt er vaak voor dat de nadruk ligt op de korte termijn, terwijl juist nu een toekomstgerichte blik helpt om een slimme, duurzame route te kiezen als organisatie, ook op HR-gebied.

In veel organisaties is het daarom juist nu belangrijk om SPP (opnieuw) te agenderen en te actualiseren zodat managementteams de nieuwe werkelijkheid kunnen integreren in hun SPP-proces en zij vervolgens kunnen doorpakken op de nieuwe inzichten.

In deze post lees je hoe je managementteams kunt helpen de impact van corona in kaart te brengen en te verwerken in hun (recente) SPP analyse en uitkomsten.

En minstens zo belangrijk… hoe je dat, ook online, vakkundig kunt begeleiden!

Herijken Stap 2 SPP-analyse

Vandaag zoomen we in op het herijken van stap 2 uit het Moon-SPP-model: het herijken van de toekomstanalyse. In de volgende post, die volgende week verschijnt, gaan we aan de slag met het herijken van stap 3 tot en met 5. De week erop nemen we je mee in de belangrijkste tips hoe je de herijking online kunt begeleiden.

In een online sessie ga je met je MT aan de slag om te bepalen wat er door de nieuwe realiteit verandert in de eerdere opbrengst van jullie SPP-traject. Om online met elkaar tot goede resultaten en interactie te komen, is het wijs om dit in de volgende stappen te knippen:

1. Externe en interne ontwikkelingen uitbreiden met de nieuwe mindset
2. Ambitie-check nieuwe realiteit
3. Concretisering van de ambitie/strategie met de nieuwe mindset
4. Vertaling naar formatieontwikkeling in de nieuwe realiteit
5. Vertaling naar kritieke kwaliteiten in de toekomst in de nieuwe realiteit

1. Externe en interne ontwikkelingen (nieuwe mindset)

De wereld verandert nu snel. Als je met je managementteam kijkt naar de (eerdere) analyse van de externe en interne ontwikkelingen, welke aanpassingen zijn dan het meest essentieel vanuit de nieuwe realiteit? En wat is de impact van deze externe ontwikkelingen?

Voor Moon zien we bijvoorbeeld dat de 1,5m samenleving en het online werken een enorme invloed heeft op ons en onze organisatie. Ik geloof niet dat we ooit eerder zo’n ontwikkel-boost in sneltreinvaart hebben doorgemaakt. En in deze rare tijden blijken we elkaar vaker (online) te spreken en met elkaar verbonden te zijn als team dan hiervoor.

Hoe zit dat voor jouw organisatie?
Voor het herijken van de huidige SPP-analyse ga je in een online sessie met je managementteam antwoord vinden op de volgende vragen:

• Welke externe ontwikkelingen (en interne organisatie ontwikkelingen) zijn nog actueel?
• Wat is nieuw, wat is veranderd en wat valt eraf?
• Is onze eerdere top 5 van meest belangrijke ontwikkelingen veranderd?
• En hoe ziet die impact van die ontwikkelingen er concreet uit voor onze organisatie?

2. Ambitiecheck in nieuwe realiteit

Een volgende belangrijke vraag is: blijft de ambitie voor onze organisatie hetzelfde? Hebben we nog steeds dezelfde missie en visie als organisatie of is een herijking nodig?

Voor sommige organisaties verandert de ambitie misschien niet zoveel: er is nog steeds excellente patiëntenzorg nodig of passend onderwijs. Voor andere organisaties is misschien wel een wezenlijke herijking van de ambitie nodig: waar zijn we van? Wat is ons bestaansrecht als organisatie? Waar willen we over 3 jaar staan als organisatie? Denk bijvoorbeeld aan de reisbranche en de horeca.

Hoe zit dat voor jouw organisatie?
Laat je MT-leden over deze vraag nadenken en eventuele aanpassingen vooraf in beeld brengen om te delen en te bespreken tijdens de (online) werkbijeenkomst.

3. Ambitie en strategie in de nieuwe realiteit

Soms blijft de ambitie hetzelfde maar moet de strategie worden bijgesteld hoe deze ambitie te realiseren. De vraag is dan: hoe kunnen we in de nieuwe realiteit onze ambitie verwezenlijken?

Onderstaand ‘wolk-model’ van Moon helpt om de ambitie en strategie te vertalen naar wat de impact van de nieuwe realiteit is op de producten en diensten van de toekomst, verschuivingen in klantgroepen, concurrenten en ketenpartners, een herinrichting van de structuur, cultuur en leiderschap in je organisatie, wat de impact is op het werkpakket en hoe de ambitie te financieren.

Hoe zit dat voor jouw organisatie?
In een online sessie breng je met je MT de belangrijkste verschuivingen in beeld in de nieuwe realiteit ten opzichte van de eerder gemaakte analyse.

Als we onszelf weer even als voorbeeld nemen: Moon helpt organisaties in het sturen in vooruitgang, het strategische praktisch maken, kennis delen en verder brengen samen met onze opdrachtgevers en permanent blijven innoveren. Onze ambitie in de binnenkant van de wolk blijft staan in deze tijd. Als ik een korte vertaalslag maak naar de bovenste drie velden van het model dan ziet dat er zo uit: Kijkend naar nieuwe producten en diensten doen en deden we in de eerste plaats SPP-trajecten om onze ambitie voor en met klanten waar te maken. Naast SPP zijn we in de nieuwe realiteit ook intensiever aan de slag met ambitie &- strategie-trajecten, het ontwikkelen en geven van resultaatgerichte online werksessies en procesbegeleiding en het vergroten van wendbaarheid (het HOE boek voor wendbaarheid). Kijkend naar de volgende twee velden uit de wolk: onze klanten en opdrachtgevers komen, naast HR, steeds meer uit het management en we krijgen steeds meer ICT-ketenpartners om digitaal wijs te kunnen werken etc. etc.

In deze sessie ga je met jouw MT de impactanalyse maken van jullie ambitie en strategie in de nieuwe realiteit. Wil je een kopie ontvangen van de strategie-wolk van Moon? Mail me even, dan stuur ik hem naar je toe.

4. Benodigd Personeelsbestand in de toekomst (kwantitatief)

De volgende stap is het in kaart brengen welke impact de aangescherpte ambitie en strategie en de nieuwe realiteit hebben op je benodigde personeelsbestand in de toekomst (met een duurzame toekomstgerichte blik uiteraard).

Belangrijk bij deze stap is om een slimme, duurzame route te kiezen als organisatie en je niet alleen te laten leiden door de huidige situatie. Neem een willekeurige vliegtuigmaatschappij in coronatijd… voor de korte termijn bestaat nu de behoefte om het personeelsbestand stevig in te krimpen, voor de langere termijn zou dat waarschijnlijk zeer onverstandig zijn. Slim dat nu wordt gekeken hoe cabinepersoneel op een andere wijze kan worden ingezet zoals bij het uitvoeren van contactonderzoek voor de GGD bij coronapatiënten.

Tenzij….. de verwachting is dat de luchtvaart ook op langere termijn beperkt blijft tot de huidige 10%. Welke maatregelen zijn dan passend? Voor het verkennen van verschillende scenario’s en routes kan een scenario analyse helpen om dit met elkaar te verkennen (zie ook de voorgaande post #1 over scenarioanalyse).

Hoe zit dat voor jouw organisatie?
Kijk met je MT naar de eerdere opbrengst van de SPP-analyse op het gebied van de formatie ontwikkeling en de kwantitatieve analyse van je P-bestand en bepaal of verschuivingen of veranderingen ontstaan door de nieuwe realiteit: wat is nieuw, wat is veranderd in de analyse? Waar zit een nieuwe toename of afname in functies, hoe zit het nu met verdwijn- of verschijnfuncties? Welke keuzes veranderen rondom de keuze vast en/of flex in dienst? Zijn er nieuwe sleutelposities? Welke? (Hier komen we op terug in post #4 Sleutelposities!)? Is er een nieuw financieel of organisatorisch kader? Welke keuzes maken jullie op basis daarvan?

5. Benodigd Personeelsbestand in de toekomst (kwalitatief)

De laatste stap in de toekomstanalyse is het onder de loep nemen van de eerder gekozen kritieke kwaliteiten voor de toekomst: klopt het profiel nog? Veranderen kritieke kwaliteiten door de nieuwe realiteit: wat is nieuw, wat is veranderd, wat valt eraf? Zowel op hoofdlijnen (om welke kritieke kwaliteiten gaat het?) als op concrete gedragskenmerken.

Een voorbeeld: een kwaliteit die in de nieuwe realiteit waarschijnlijk prominenter aandacht krijgt is digitale wijsheid en verandervermogen / flexibiliteit en wat daar precies onder wordt verstaan.

Hoe zit dat voor jouw organisatie?
Welke kwaliteiten zijn in jullie organisatie belangrijker geworden en wat houden zij concreet in? Of welke nieuwe concrete gedragingen passen bij jullie eerder gekozen kritieke kwaliteiten voor de toekomst?

Tot slot

Tot zover de inhoudelijke tips om je SPP-toekomstanalyse te herijken. In de volgende post laten we zien hoe je ook stap 3, 4 en 5 van het SPP-proces kunt herijken met je MT (de potentieelscan, de gap-analyse en de speerpunten en actieplannen). Onze ervaring is dat er soms al veel in de goede richting veranderd is de afgelopen periode. De cruciale vraag is, hoe houd je dat vast? Of welke nieuwe actiepunten hebben in de nieuwe realiteit prioriteit?

Na onze post over herijking stap 3, 4 en 5 neem ik je mee in de tips om dat ook online op een goede, interactieve en resultaatgerichte manier te begeleiden!

Veel succes met het begeleiden van je managementteam in het SPP-proces en het herijken en actualiseren ervan!

Wil je op de hoogte worden gehouden van actuele ontwikkelingen, volg ons op LinkedIn of kijk op onze site bij het tabje publicaties voor inspirerende filmpjes, interessante artikelen en podcasts.

Tot snel!