#1 Scenarioanalyse

We leven in onzekere tijden. Nieuwe maatregelen komen eraan. Maar hoe het nu echt verder gaat de komende periode zal nog moeten blijken.

Juist in deze onzekere tijden kan een goede scenarioanalyse helpen om de toekomst te verkennen, om systematisch af te tasten hoe de wereld eruit zou kunnen gaan zien én wat dit betekent voor de klantvraag, de strategie van je organisatie en voor je bedrijfsvoering. En hoe je ervoor zorgt dat je organisatie en mensen klaar zijn voor de toekomst.

Voorbeeld Shell

Een veel gebruikt voorbeeld van scenarioanalyse is Shell dat ruim voor de oliecrisis in 1973 had nagedacht over het scenario: wat doen we als de olieprijs volledig onderuit gaat? De vraag die het management zich stelde was: welke beslissingen moeten we nemen in deze situatie om toch tot een positief resultaat te komen? Hoe onwaarschijnlijk het toen ook leek, ze verkenden wat de impact van dit scenario zou betekenen en hoe ze zouden handelen. Toen dit scenario in 1973 waarheid werd, konden ze gebruik maken van hun verkenning en konden zij snel schakelen met veel concurrentievoordeel tot gevolg.

Scenarioanalyse in stappen

Hoe pak je dat aan, zo’n scenarioanalyse? We laten je zien hoe je dit stapsgewijs kunt aanpakken.

Eerst bepaal je de focusvraag: waar wil je antwoord op krijgen? Bijvoorbeeld: hoe ziet onze organisatiestrategie eruit in dit scenario? Of: wat zijn onze belangrijkste HR-prioriteiten in dit scenario?

Vervolgens ga je de mogelijke werelden (scenario’s) in kaart te brengen. Kies hiervoor welke externe ontwikkelingen het meeste impact hebben op jullie organisatie. Denk bijvoorbeeld aan technologische ontwikkelingen, concurrentie in de markt of verduurzaming. In onderstaand voorbeeld heb ik even gekozen voor twee actuele ontwikkelingen met veel impact voor veel organisaties:

1. De 1,5 meter samenleving
2. De economische situatie

Voor deze 2 ontwikkelingen kies je 2 uitersten:

1. De 1,5 meter samenleving: wordt structureel (het virus blijft de kop opsteken, er is op korte termijn geen werkend vaccin) versus de 1,5 meter samenleving is voorbij (er komt heel snel een vaccin)
2. De economische situatie: de economie stort volledig in, we belanden in een diepe recessie versus de economie herstelt zich vlot

Door deze twee ontwikkelingen te kruisen op 2 assen ontstaan 4 mogelijke scenario’s voor de toekomst. Zie je ze voor je?

Scenarioanalyse helpt je op deze wijze om mogelijke toekomstbeelden op een systematische en strategische wijze te verkennen. Zo voorkom je een vertroebelde kijk op de toekomst als gevolg van blinde vlekken of wishfull thinking. De essentie van scenarioanalyse is na een grondige analyse van trends en ontwikkelingen te komen tot uiteenlopende en plausibele toekomstbeelden. Stap voor stap werk je aan het beschrijven van de toekomst zoals deze er vanuit verschillende invalshoeken uit kan zien. De volgende vraag is hoe je je adequaat kunt voorbereiden op verschillende situaties. Je gaat op voorhand nadenken over wat een goede positionering, aanpak of route is. Als een scenario zich ontvouwt, dan heb je je beter voorbereid en kun je sneller schakelen.

Scenario’s tot leven wekken

Ieder scenario kun je tot leven wekken door met je (management) team heel concreet te beschrijven hoe de wereld er in dat scenario uit ziet. Je kunt ieder scenario vervolgens een titel geven en voorzien van een beeld en een metafoor om het nog beeldender te maken. Welke beelden zie jij bij de 4 scenario’s? Ik zie bij het Social Distance scenario bijvoorbeeld meteen een mondkapje voor me.

Scenario’s worden gekleurd door de bril waardoor je kijkt. Een invulling van de vier scenario’s voor een vliegmaatschappij zal er anders uitzien dan een vertaalslag voor een ziekenhuis, gemeente of hogeschool. Het Social Distance scenario voor een hogeschool kan bijvoorbeeld de volgende beschrijving krijgen:

• Online en op afstand onderwijs is het nieuwe normaal, ICT faciliteiten zijn up to date en volop in ontwikkeling
• We hebben onze onderwijsvisie en -methoden aangepast en onze pedagogische en didactische skills online zijn op orde
• F2F onderwijs geven we alleen nog waar noodzakelijk, we hebben onze bedrijfsvoering aangepast op 1,5 meter
• We staan internationaal goed op de kaart, de internationale studenten populatie neemt toe en studeert vanuit eigen land mee
• We werken digitaal samen met onze partners in de praktijk, er zijn stages voor onderzoek en leren op afstand
• We gaan duurzaam werken, minder papier, minder vervoer, minder gebouwen
• Nieuwe samenwerkingsvormen over afdelingen heen, tussen opleidingen en met het bedrijfsleven gaan we bestendigen en uitbouwen
• Het sociale component van studeren faciliteren wij als hogeschool door het faciliteren van online events, bijvoorbeeld online pub quiz, online borrel etc.
• ….
• ….

Als alle vier de werelden in beeld zijn, kun je terugpakken op je focus-vraag. Wat wordt je koers en strategie als scenario A, B, C of D zich ontvouwt bijvoorbeeld? Of wat zijn de HR-prioriteiten in ieder scenario?

Scenarioanalyse voor jouw organisatie

Als je kijkt naar de 4 vlakken in onderstaande figuur en je maakt de vertaalslag naar jouw eigen organisatie, kun je ze dan inhoud en kleur geven? Hoe zien de scenario’s er voor jouw organisatie / sector uit? En welke focusvraag zou jouw organisatie beantwoord willen zien?

Wil je het toepassen voor jouw organisatie? Het invulformat kun je hier downloaden om de impact-analyse te maken.

Processtappen als basis voor procesbegeleiding

Wil je aan de slag met scenario-analyse in jouw organisatie samen met je (management)team? Ik mail je graag de processtappen om de analyse stapsgewijs te maken. Stuur ons een mailtje met als onderwerp scenarioanalyse en we mailen je de stappen en een concreet voorbeeld geheel vrijblijvend toe.

Procestips Scenarioanalyse in de praktijk

Voor een goede scenarioanalyse is het van belang om met de juiste mensen om tafel te zitten. Dat is in ieder geval een vertegenwoordiging van het topmanagement, maar daarnaast ook een directe vertegenwoordiging van de interne organisatie (denk aan verschillende functies, leeftijden, geslacht en achtergrond). Daarnaast is het effectief om een aantal ‘provocateurs’ uit te nodigen zodat je kunt tappen uit verschillende perspectieven en ervaringen. Zorg dat in het gesprek de inbreng van alle deelnemers aan bod komt, of het nu een jonge medewerker, klant of CEO is.

En onthoud: het resultaat van scenarioanalyse is niet een zo accuraat mogelijke weergave van de toekomst. Het helpt wel om een heldere blik op de toekomst te werpen, blinde vlekken te ontdekken, beter te anticiperen en daardoor nu de goede beslissingen te nemen en… wendbaar te blijven!