Moon

#4 Focus op Sleutelposities

Het is cruciaal om sleutelposities scherp in beeld te hebben voor de toekomstbestendigheid van je organisatie! Sleutelposities zijn immers de bedrijfskritische functies (of rollen) die bepalend zijn voor het (toekomstige) succes van je organisatie. En daarmee een belangrijk element in een SPP-proces.

Zo kun je bepalen wat er nodig is om sleutelposities niet alleen vandaag maar ook in de toekomst goed te vervullen (bijvoorbeeld met een toegespitste succession planning). Anticiperen is hierbij cruciaal.

Een belangrijke vraag is: hoe bepaal je wat sleutelposities zijn? Dat lijkt makkelijk, maar is nog best ingewikkeld is onze ervaring.

Valkuilen

Vaak wordt bij het bepalen van de sleutelposities automatisch de link gelegd met directie- of managementfuncties of zware functies waarin veel senioriteit nodig is. Dit is niet vanzelfsprekend!

Ook worden sleutelposities en sleutelpersonen nog wel eens door elkaar gehaald. Sleutelpersonen zijn de mensen in je organisatie die bedrijfskritische kennis en vaardigheden hebben, of unieke kennis en vaardigheden die bij slechts één persoon zijn belegd. Sleutelposities zijn de functies of rollen, even los van wie deze vervult.

Een model dat helpt bij het bepalen van je sleutelposities is de Functie-Analyse-Matrix, zie de figuur hieronder. Om te bepalen hoe bedrijfskritisch functies zijn, maak je onderscheid in twee hoofdcriteria, namelijk:

  • De impact die een functie heeft op het succes van je organisatie en het realiseren van de ambitie
  • De mate van expertise die nodig is voor het uitoefenen van de functie (af te meten aan hoe lang het duurt voordat iemand is ingewerkt en welke bedrijfsspecifieke opleiding of expertise nodig is om de functie in te vullen)

Als je deze criteria kruist in een kwadrant, ontstaan vier typen functies, namelijk:

  • Strategische kernfuncties (de zogenaamde sleutelposities)
  • Kernfuncties (ambitiedragers)
  • Specialistische niet-kernfuncties
  • Generieke niet-kernfuncties

Model Functie-analyse-matrix


Bron Labor Redimo

Sleutelposities bepalen

Als je naar de functies voor jouw organisatie kijkt: welke functies zouden dan in welk kwadrant passen? Kun je dit voor jezelf opschrijven? (NB: Als je het model wil gaan gebruiken in een managementsessie of ermee wil werken, kun je me even mailen voor het format: info@moon-hrm.nl, dan stuur ik het je toe).

Ging het indelen van functies makkelijk of was het nog puzzelen?

Het geheim van sleutelposities identificeren zit in de koppeling met de ambitie en strategie van je organisatie. Het volgende voorbeeld maakt dit duidelijk.

Voorbeeld woningcorporaties

Neem drie woningcorporaties. Zij hebben alle drie als kerntaak om betaalbare woningen beschikbaar te stellen aan mensen met een beperkt budget. De 3 corporaties uit dit voorbeeld hebben echter grote verschillen in hun ambitie en strategie:

  • Corporatie 1 zit in financieel zwaar weer, staat in de rode cijfers en heeft als strategie om de basis op orde te krijgen en financieel gezond te worden
  • Corporatie 2 gelooft in duurzaam wonen en gaat volop investeren in het verduurzamen van woningen en het realiseren van 100% energieneutrale nieuwbouw
  • Corporatie 3 gaat 100% voor de klant en vindt dat service aan de huurders met stip op 1 staat (we gaan voor de 9+ ervaring in ieder klantcontact!)

Als je deze 3 corporaties naast elkaar zet: wat zijn dan de meest essentiële sleutelposities voor deze drie organisaties denk je?

Bij Corporatie 1 zal de financieel directeur en/of business controller zeker een sleutelpositie vervullen. Bij corporatie 2 is dit de Projectleider Duurzaamheid met de manager Onderhoud en beheer, zij realiseren samen de architectuur en de uitvoering van het duurzaamheidstraject. Bij corporatie 3 is de Customer happiness officer of klantstrateeg een sleutelpositie. De klantenservice en de monteurs zijn een mooi voorbeeld van de kernfuncties (of ambitiedragers) die de klantbeleving realiseren in de praktijk.

Nu terug naar jouw organisatie. Wat is de ambitie en strategie van jouw organisatie in het primaire werk van je organisatie? Welke doelen willen jullie over 3 jaar gerealiseerd hebben, waar willen jullie staan over 3 jaar?

Als je nu kijkt naar het vakje sleutelposities in de functieanalyse matrix dat je eerder ingevuld hebt: kloppen de functies die er staan met het realiseren van jullie ambities voor de toekomst? Zijn ze het meest essentieel voor (toekomstig) succes? Dan heb je ze te pakken!

Het is overigens heel waardevol om deze oefening in breder verband te doen met (management) teams, dat levert interessante inzichten op en een mooie verdieping op je ambitie en strategie! En natuurlijk een goed platform om vervolgens samen te kijken: hoe gaan we zorgen dat we voor deze sleutelposities de juiste stappen nemen om deze ten alle tijden goed vervuld te houden (en essentiële kennis en kunde van sleutelpersonen te spreiden over andere mensen in je organisatie).

Veel succes en plezier met het in kaart brengen van je sleutelposities in je organisatie!

Online workshop

Wil je meer verdieping om te gaan werken met sleutelposities, sleutelpersonen en een tijdige en effectieve kennisborging? Op 1 oktober verzorgen we een online workshop van 13 tot 16 uur waarin we op een interactieve manier aan de slag gaan met deze drie thema’s.

Wil je op de hoogte worden gehouden van actuele ontwikkelingen op SPP-gebied, volg ons op LinkedIn of kijk op onze site bij het tabje publicaties voor inspirerende filmpjes, interessante artikelen en podcasts.